Jak zoptymalizować zarządzanie flotą aut firmowych oraz ułatwić sprawowanie kontroli nad jej stanem technicznym? W dalszej części artykułu odpowiadamy na to pytanie, wyjaśniając m.in. jakie korzyści w tym kontekście może zapewnić wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania flotą.

Zarządzanie flotą aut firmowych – dlaczego kontrola jej stanu technicznego jest tak istotna?

Specjalista odpowiedzialny za zarządzanie flotą aut firmowych musi dbać nie tylko o to, żeby była efektywnie wykorzystywana, ale także o odpowiedni stan techniczny należących do niej pojazdów oraz kompletność ich wyposażenia. Co sprawia, że bieżące monitorowanie tych kwestii jest tak ważne? Wzrost bezpieczeństwa kierowców Podstawową korzyścią wynikającą z utrzymywania pojazdów flotowych w dobrym stanie technicznym jest zwiększenie bezpieczeństwa kierowców. Dbałość o auta firmowe pozwala uniknąć wielu groźnych sytuacji na drodze. W efekcie można ograniczyć ryzyko, że niespodziewana awaria doprowadzi do zdarzenia drogowego, w trakcie którego pracownik dozna uszczerbku na zdrowiu. Troska o dobro kierowców odgrywa w tym kontekście pierwszoplanową rolę, natomiast nie bez znaczenia jest również fakt, że uczestnik wypadku, z uwagi na swoje urazy, przez dłuższy czas pozostaje na zwolnieniu lekarskim i nie może stawiać się w pracy. Optymalizacja kosztów flotowych Monitorowanie stanu technicznego floty pozwala przedsiębiorstwu na optymalizację kosztów związanych z jej utrzymaniem i eksploatacją. Na jakie przykładowe źródła oszczędności wynikających ze skutecznej kontroli kondycji floty warto zwrócić uwagę?

● Dzięki monitorowaniu floty można ograniczyć występowanie awarii, które wyłączają pojazdy z użytku i wiążą się z koniecznością poniesienia dodatkowych wydatków na auta zastępcze.

● Odpowiedni nadzór nad stanem samochodów flotowych oraz ich systematyczna konserwacja pozwalają z wyprzedzeniem wykrywać i usuwać drobne usterki, zanim spowodują poważne awarie, skutkujące kosztownymi naprawami i uciążliwymi przestojami.

● Stały monitoring floty ułatwia zarządzanie cyklem życia należących do niej samochodów. Dzięki niemu można trafniej określać moment, w którym dany pojazd okazuje się zbyt drogi w utrzymaniu i należy go wymienić na inne, tańsze w eksploatacji auto. Jednocześnie odpowiednia dbałość o stan floty pozwala odsuwać takie momenty w czasie i generować odczuwalne oszczędności.

● Sprawowanie bieżącego nadzoru nad stanem technicznym i kompletnością wyposażenia aut we flocie firmowej pozwala zapobiegać problemom podczas kontroli drogowych oraz konsekwencjom finansowym za wykryte naruszenia. Poprawa wydajności floty Kwestie związane z bezpieczeństwem czy optymalizacją kosztów nie są jedynymi powodami, dla których kontrola nad stanem technicznym pojazdów jest tak istotna z perspektywy osoby odpowiedzialnej za zarządzanie flotą aut w przedsiębiorstwie. Dbałość o samochody firmowe przekłada się także na wydajność floty. Ograniczenie występowania awarii zwiększa dostępność pojazdów i ułatwia pracownikom efektywną realizację zadań. Dodatkowo, sprawne technicznie auta charakteryzują się mniejszym spalaniem, co ma istotne znaczenie w kontekście rentowności floty.

Jak nowoczesne technologie ułatwiają zarządzanie flotą aut i monitorowanie jej stanu technicznego?

Trudno wyobrazić sobie efektywne zarządzanie flotą aut firmowych bez wykorzystania technologii. Rozwiązaniem, które okazuje się szczególnie przydatne w tym kontekście, jest nowoczesny system do zarządzania flotą, taki jak np. Navifleet. Dlaczego przedsiębiorstwo pragnące zadbać o odpowiedni nadzór nad stanem technicznym floty powinno rozważyć wdrożenie tego rodzaju systemu?

Wygodny terminarz i historia serwisowa floty w jednym miejscu

Specjaliści odpowiadający za zarządzanie flotą aut muszą monitorować na co dzień wiele istotnych terminów. Okresowe przeglądy, serwisy, badania techniczne i wiele innych wydarzeń – przy większej liczbie pojazdów odnalezienie się w gąszczu dat może stanowić nie lada wyzwanie. System do zarządzania flotą okazuje się w tym zakresie bezcennym wsparciem:

zapewnia wygodny dostęp do intuicyjnie posegregowanych, istotnych terminów flotowych – dzięki temu w pracę nie wkrada się chaos i można uniknąć ryzyka przeoczenia daty serwisu czy przeglądu,
oferuje przesyłane z wyprzedzeniem, automatyczne przypomnienia – ułatwiają one planowanie zadań w taki sposób, by uwzględnić w kalendarzu czas na wykonanie niezbędnych przeglądów czy badań, zanim upłynie termin lub osiągnięty zostanie określony przebieg,
zbiera historię serwisową floty w jednym miejscu – ważne terminy flotowe wraz z przypisanymi do nich notatkami i dokumentami, np. skanami faktur, są sprawnie archiwizowane i agregowane w jednym module, dzięki czemu można szybko zapoznać się z tym, jakie czynności serwisowe były realizowane w przypadku poszczególnych pojazdów. Kontrolując daty przeglądów, badań technicznych i innych istotnych wydarzeń flotowych, można zadbać o utrzymywanie taboru samochodowego w dobrym stanie technicznym i uniknąć kar za przekraczanie obowiązkowych terminów.

Inspekcje pojazdów – bieżący nadzór nad stanem technicznym floty

Ważną częścią monitorowania kondycji technicznej floty jest zbieranie od użytkowników pojazdów firmowych informacji na temat stanu aut. Nierzadko okazuje się, że ten obszar w przedsiębiorstwie wymaga usprawnień, ponieważ:

brakuje uniwersalnej procedury zgłaszania uszkodzeń lub braków w wyposażeniu,
użytkownicy pojazdów nie pamiętają o przesyłaniu zdjęć,
zgłoszenia od kierowców są później ręcznie obrabiane – informacje trafiają do arkuszy kalkulacyjnych, a zdjęcia do folderów na dysku firmowym – co wydłuża cały proces, zajmuje czas flotowcowi i sprzyja popełnianiu błędów.

W optymalizacji tego obszaru może pomóc nowoczesny system do zarządzania flotą, taki jak np. Navifleet. Ułatwia on przeprowadzanie dokładnych inspekcji pojazdów oraz późniejsze analizowanie danych na temat ich stanu technicznego. Na jakie atuty tego rozwiązania warto zwrócić szczególną uwagę?

Precyzyjne raporty o stanie pojazdów – osoba wykonująca inspekcję auta dokumentuje jego uszkodzenia wewnętrzne i zewnętrzne oraz dane dotyczące odczytów eksploatacyjnych, a także sprawdza samochód według przypisanych do niego wcześniej list kontrolnych, weryfikując np. kompletność jego wyposażenia. Całość w formie podpisanego protokołu, zawierającego niezbędne informacje i zdjęcia, jest później dostępna do odczytu w dowolnej chwili, co pozwala mieć pełną kontrolę nad stanem pojazdu.
Harmonogramy wiadomości zapewniające regularność inspekcji – częstym problemem, z jakim mierzą się firmy, jest to, że kierowcy nie pamiętają o raportowaniu stanu technicznego pojazdów. System pozwala na to, by z ustaloną częstotliwością, do wybranych grup użytkowników wysyłać wiadomości przypominające o konieczności przeprowadzenia inspekcji.
Wygodne zgłaszanie problemów z pojazdami – użytkownicy aut firmowych mogą w prosty sposób raportować zauważone uszkodzenia i usterki. Zgłoszenia trafiają do kartoteki pojazdu w systemie i mogą być uzupełniane o dodatkowe informacje, zdjęcia oraz załączniki – dzięki temu można później bez trudu zweryfikować aktualny stan samochodu.

Elektroniczne protokoły – łatwiejsza kontrola nad stanem pojazdów i ich historią użytkowania

Wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania flotą pozwala również na odejście od papierowych protokołów na rzecz elektronicznych protokołów przekazania pojazdu. Jest to korzystne nie tylko ze względu na wygodę oraz możliwość ustandaryzowania i przyspieszenia procesu wydawania i przyjmowania aut, ale także z uwagi na:

skuteczniejsze, bieżące monitorowanie stanu floty – przy rozpoczęciu i zakończeniu użytkowania kierowcy raportują stan samochodu, w tym również zauważone usterki techniczne, dzięki czemu osoby odpowiedzialne za zarządzanie flotą aut mają dostęp w systemie do aktualnych informacji o stanie technicznym poszczególnych pojazdów,
lepszą kontrolę nad historią użytkowania pojazdów – każde wydanie i zwrot automatycznie wzbogaca historię pojazdu w systemie o nowy wpis, co ułatwia kontrolowanie szkód w przypadku konkretnego samochodu oraz weryfikowanie, kto z niego w danym czasie korzystał.

Efektywne zarządzanie flotą aut jako klucz do wykorzystania jej pełnego potencjału

Wiele przedsiębiorstw zastanawia się nad tym, jak usprawnić zarządzanie flotą aut, by w pełni wykorzystać tkwiący w niej potencjał. Dobrym pomysłem może okazać się wdrożenie w firmie innowacyjnego systemu, takiego jak np. Navifleet. Oferuje on szereg przydatnych funkcjonalności, które ułatwiają m.in.:

● monitorowanie i archiwizację terminów flotowych,

● przeprowadzanie inspekcji pojazdów,

● tworzenie elektronicznych protokołów zdawczo-odbiorczych.

Za sprawą narzędzi zapewnianych przez tego rodzaju system, nadzór nad kondycją techniczną floty oraz kompletnością wyposażenia należących do niej aut staje się znacznie prostszy.

Aby dowiedzieć się więcej na temat tego, jakie możliwości oferuje system Navifleet, warto zajrzeć na stronę: https://www.navifleet.pl/.

Zarządzanie Flotą Aut (1)

Zarządzanie flotą aut – jak sprawnie kontrolować jej stan techniczny?